9 consejos para crear presupuestos de CAPEX

Si ha ido deduciendo la depreciación de sus vehículos, maquinaria y equipamiento para reducir sus impuestos sobre el ingreso, pero no ha reconocido esas deducciones como un gasto, está a punto de tener un brusco despertar.

Uno de los errores que cometen los pequeños contratistas es no crear presupuestos de CAPEX o sea un presupuesto para gastos de capital mayores, incluida la sustitución de equipamiento actual.

Planificación de un crecimiento orgánico

Toda empresa que busque un crecimiento constante y orgánico debe “comprar todo aquello que se consuma”, de acuerdo con los “Cuatro pasos para crear un presupuesto CAPEX”, un artículo publicado en la página web ConstructionEquipment.com sobre presupuestos de CAPEX. “Debe invertir lo suficiente para mantener una edad promedio en su flotilla y cambiar los artículos que la integran para ajustarse a los cambios en el mercado”.

En este escenario, basta con que un contratista tenga un presupuesto suficiente cada año para sustituir las horas máquina gastadas el año anterior ajustadas a su tasa de crecimiento esperada.

Planificación de un crecimiento ambicioso

Sin embargo, el proceso de planificación de capital se vuelve infinitamente más complicado para los contratistas con planes de crecimiento ambiciosos. Deben sacar un estimado del impacto que tendrán en sus negocios los costos y los ingresos generados por compras de nuevo equipamiento. Esto tiene ramificaciones no solo en el flujo de efectivo, sino en los impuestos sobre el ingreso.

La adquisición de nuevo equipamiento se considera un gasto de capital o CAPEX si se espera que genere beneficios en más de un año. Algunos ejemplos incluyen una van o camioneta de trabajo, una sierra de mesa o cualquier otra pieza de equipamiento para talleres, una retroexcavadora Bobcat o cualquier otro tipo de equipamiento pesado.

Por otro lado, los activos comprados y consumidos dentro del mismo año fiscal se consideran gastos operativos u OPEX. Entre ellos podemos encontrar el combustible diésel, discos de sierras, guantes de trabajo y posiblemente, las baterías de ion de litio.

Aunque es posible deducir el OPEX de sus impuestos sobre el ingreso en el año en que se incurrió, las deducciones de CAPEX suelen dividirse durante toda la vida útil esperada del activo a través de calendarios de depreciación.

Debe tener cuidado pues el Congreso a veces aprueba leyes que permiten la depreciación o gastos acelerados de algunas inversiones de capital para impulsar la economía, tal como lo hizo en el año 2017 con la aprobación de la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (TCJA), que analizamos en la lista que se encuentra a continuación.

Nueve consejos para la planificación de compras importantes de equipamiento:

• Tenga una perspectiva hacia el mediano plazo. Visualice cómo espera que cambie y crezca su negocio durante los próximos tres a cinco años.
• Evalúe sus necesidades de crecimiento orgánico. ¿Observa que hay un aumento en la demanda de algunos de sus servicios pero en otros, va a la baja? Si es así, ¿cómo afectará el ciclo de sustitución de su flotilla de equipamiento existente? Haga una lista de todo el equipamiento que tiene, el cual cuesta más de $1,000 para sustituirlo, y decida si cada uno de los artículos se apega a sus planes y la perspectiva del mercado y, de ser necesario, cuándo tendrá que cambiarlos. Así tendrá una idea general de cuánto dinero necesita reservar en su presupuesto de capital para mantener su ritmo de crecimiento orgánico actual.
• Analice sus planes de crecimiento. ¿Qué vehículos o equipamiento necesitará adquirir para poner en marcha sus planes de crecimiento? Si ha empezado a alquilar un tipo de equipamiento con mayor frecuencia, vale la pena que lo agregue a su presupuesto de capital.
• Costos de adquisición. Recuerde crear un presupuesto para impuestos por ventas y propiedad, seguros, combustible, capacitación, mantenimiento de rutina, contratos de servicio extendido así como otros costos que pudieran ser complementarios a la compra o adquisición de un equipamiento importante sobre capital.
• Realice un análisis de flujo de efectivo. Genere un informe de flujo de efectivo en que compare el costo mensual de ser propietario y operar el nuevo equipamiento con el nuevo ingreso que espera generar. Si usted es del tipo de personas que sabe usar bien Excel, tal vez le convenga echarle un vistazo a este tutorial de YouTube acerca del uso de Excel para creación de presupuestos de capital.
• Examine opciones de financiamiento. Revise los programas de arrendamiento, financiamiento y alquiler con opción de compra con los concesionarios correspondientes y decida qué combinación de efectivo y deuda se ajusta mejor a sus necesidades. El arrendamiento es una buena opción para los activos que serán obsoletos rápidamente, como es el caso de las computadoras. Leasing Group menciona que los vehículos comerciales y el equipamiento de construcción ocupan el primer y el cuarto lugar de artículos más populares en arrendamiento, respectivamente.
• No pague de más. El fin último de invertir en nuevo equipamiento es aumentar la productividad por trabajo para ser más competitivo. Si paga de más, se está saboteando.
• Proteja sus activos principales. Durante su proceso de planificación de presupuestos de CAPEX, muy pronto será evidente que CAPEX y OPEX son necesidades en constante competencia. Tenga cierta reserva acerca de invertir en equipamiento nuevo que necesitará diferir el mantenimiento en los activos principales en su flotilla existente.
• Revise sus planes con su contador. La creación de presupuesto de capital es un proceso complejo, así que asegúrese de pedirle a su contador que le diga qué opina al respecto para así decidir cómo las distintas opciones de financiamiento y depreciación afectarán su balance, flujo de efectivo e impuestos sobre el ingreso. Asegúrese de consultar información acerca de gastos y depreciación acelerados permitidos por la Ley TCJA. La ley permite que los negocios descuenten totalmente sobre capital la mayor parte de los activos comerciales sujetos a depreciación (maquinaria, equipamiento, computadoras, electrodomésticos y mobiliario) en el año en que se ponen en servicios hasta 2022. La TCJA también duplicó la deducción máxima que pueden presentar los negocios dentro de la sección 179 del código fiscal de EE.UU. a $1 millón por año. Además de la maquinaria y el equipamiento, los activos que figuran en la sección 179 incluyen vehículos de trabajo, software computarizado producido en serie, así como mejoras en el interior de los edificios existentes para uso no residencial.