Aplicaciones de escanear recibo - Constru-Guía al día
Aplicaciones de escanear recibos para mantenerse al día con sus gastos

Aplicaciones de escanear recibos para mantenerse al día con sus gastos

Usar aplicaciones de escanear recibos puede ahorrarle tiempo, dinero y evitarle frustraciones, ya sea que lleve un control de sus propios gastos, prepare sus propias declaraciones fiscales o contrate a un contador para que le preste esos servicios,

Lo anterior es especialmente cierto para pequeños contratistas, quienes se inclinan por dividir sus gastos entre distintos minoristas o bien, aquellos que con frecuencia pagan suministros u otros gastos comerciales deducibles con efectivo. Mientras tanto, el Servicio de Ingresos Internos le exige que conserve sus recibos que usó para preparar sus declaraciones fiscales durante un periodo de tres a cinco años.

La advertencia, claro está, es que debe recordar escanear todos sus recibos de efectivo, aunque algunos desarrolladores de aplicaciones le ayudarán incluso con esa tarea. La recompensa es que no tiene que conservar todos esos recibos apilándose en su billetera, donde podría desvanecerse la tinta antes de que tenga la oportunidad de registrarlos.

La gloria del OCR

Estas aplicaciones de escanear recibos le permiten fotografiar, marcar y almacenar recibos, tarjetas de presentación, así como otros documentos en línea de manera gratuita. Muchas de ellas incluyen rastreadores de millaje gratuitos. Pero, en general, tendrá que pagar para hacer uso de su tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que las convierte en verdaderas herramientas que le permiten ahorrar tiempo. Eso se debe a que la función OCR lee y registra información clave que se encuentra en el recibo impreso o electrónico para que no tenga que ingresarla manualmente. En general, esta información incluye la fecha y la hora de la operación, el nombre del proveedor, los artículos comprados, así como los precios y los impuestos pagados.

La mayoría de las aplicaciones de escanear recibos también le permiten marcar recibos individuales con ese tipo de información, como el nombre de algún cliente o proyecto.

Los proveedores de aplicaciones suelen ofrecer sus suscripciones mensuales y anuales, y definen sus precios con base en la cantidad de usuarios registrados y escaneos realizados por mes.

Integración de registros

Si usted ya usa una aplicación de registro popular para gestionar sus finanzas comerciales, debe echar un vistazo a sus aplicaciones móviles. La aplicación móvil QuickBooks usa la cámara de su teléfono inteligente para escanear los recibos y adjuntarlos como gastos en sus registros o bien, a un recibo de cliente para fines de facturación. Por otro lado, Xero y Alegra se han asociado con desarrolladores de aplicaciones independientes para crear aplicaciones de escanear recibos que se integran con sus sistemas contables.

En la lista que se encuentra a continuación, resumimos las características y precios de algunas aplicaciones de escanear recibos de terceros hasta diciembre de 2019. En general, puede descargarlas gratuitamente y probarlas en su versión limitada antes de decidir si vale la pena suscribirse. Solo asegúrese de consultar de nuevo los precios y las características, incluyendo la compatibilidad con su software de registro y otras aplicaciones móviles para contratistas que utilice.

Shoeboxed: Esta aplicación extrae el nombre del proveedor, la fecha y el total de un recibo y asigna el gasto en una de las 15 categorías básicas del Servicio de Ingresos Internos. También puede crear categorías personalizadas que se ajusten a las necesidades de su negocio. También es posible usar Shoeboxed para buscar y organizar sus recibos, así como crear reportes personalizados que pueden exportarse a QuickBooks y Xero, convertidos a formato PDF para adjuntarlos a facturas o convertidos a archivos CSV para visualizarlos en una hoja de cálculo de Excel. La aplicación también digitaliza tarjetas de presentación, es compatible con rastreo de millaje con un clic y le permite enviar reportes de gastos por correo electrónico. Además de todo: Si tiene una montaña de antiguos recibos y tarjetas de presentación que le gustaría convertir a formato digital, puede pagar Shoeboxed para que los escanee por usted. También ofrece el servicio en formato mensual si prefiere no tener que escanear sus documentos usted mismo. El costo de la suscripción a Shoeboxed oscila entre $15 y $69 por mes, dependiendo de la cantidad de documentos que envíe por correo electrónico para escanearlos.

Zoho Expense: Esta aplicación ofrece una gran solución a los pequeños contratistas porque pueden usarla hasta tres personas de forma gratuita (con un almacenamiento máximo de 5 GB) para escanear hasta 100 documentos por mes, rastrear gastos de millaje y asignar gastos a proyectos de clientes específicos. Si excede esos límites, debe pagar un precio fijo por usuario de entre $2.50 y $3.00, dependiendo de si paga una suscripción mensual o anual. Puede usar la aplicación con Zoho Books para gestionar todos sus registros o usarla para escanear y almacenar recibos físicos y electrónicos para exportarlos a otras aplicaciones financieras, incluyendo QuickBooks Desktop, QuickBooks Online, G Suite y Office 365.

Expensify: Puede utilizar esta aplicación para escanear y almacenar una cantidad ilimitada de recibos en línea de forma gratuita, pero tendrá que pagar por usar su función OCR “SmartScan”. Puede encontrar una lista de planes de suscripción y precios de Expensify aquí. Cuenta con integraciones contables con servicios como QuickBooks, Xero y NetSuite.








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