Deje a sus clientes un manual de cierre de proyecto | Constru-Guía al día
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Deje a sus clientes un manual de cierre de proyecto

Manual de cierre de proyecto

Aunque sus clientes residenciales y comerciales pequeños no necesiten un manual de cierre de proyecto como parte del trabajo, al entregarles uno les transmitirá definitivamente el profesionalismo de su compañía.

Al terminarse un proyecto comercial, casi siempre es recomendable dejarle a sus clientes un manual de cierre de proyecto.

Un manual de cierre de proyecto es el nombre genérico de la recopilación de los diferentes documentos que un contratista general entrega al propietario una vez que se concluye un proyecto.

Generalmente incluye las garantías de contratista y equipos, documentos de registro “as-built” (como quedó), manuales de operación y mantenimiento, así como cualquier otra información relacionada que ayude al dueño a administrar la propiedad.

Aunque sus clientes residenciales y comerciales pequeños no necesiten un manual de cierre de proyecto como parte del trabajo, al entregarles uno les transmitirá definitivamente el profesionalismo de su compañía.

Y si compite por lograr un trabajo, mostrar al cliente un ejemplar del manual de cierre de proyecto que usted entrega al final de la obra pudiera inclinar la balanza a su favor y ayudarle a ganar el trabajo.

Aunque los proyectos de construcción varían ampliamente en su montaje, los componentes básicos de un manual de cierre de proyecto son los mismos. Según corresponda, incluya lo siguiente en sus manuales de cierre de proyecto.

Garantías para sus clientes

Entregue una garantía. La garantía típica para trabajos de construcción comerciales cubre durante un año toda la mano de obra, los materiales y los equipos que usted suministre al amparo de su contrato. Si algo saliera mal en el primer año, usted acepta reparar, arreglar o reemplazar lo que esté defectuoso.

Si con el trabajo usted suministró equipos o aparatos electrodomésticos, cada unidad tendrá su propia garantía, que pudiera ser por menos de un año o por más de un año, en dependencia del artículo.

Después de finalizar el período de garantía de un año, el propietario puede usar las garantías específicas de los equipos para que se los reemplacen o reparen de ser necesario, en tal ocasión esa será la responsabilidad de ellos.

Además de la garantía por el trabajo que usted hace, incluya las garantías por un año similares de los subcontratistas y proveedores que suministraron materiales o equipos. Esto no solo le dará a usted el recurso necesario para que un subcontratista regrese a enmendar un problema, sino que permitirá al propietario comunicarse directamente con el subcontratista.

Cuide la manera en que redacta su garantía. Asegúrese de incluir que usted no es responsable por uso inadecuado ni por desgaste normal. Su garantía cubre los trabajos que no debían haber fallado ni estaban defectuosos. El período de un año generalmente debe iniciarse cuando todo el trabajo se concluye.

Dibujos de registro

En ocasiones llamados “as-builts” (como quedó), estos son dibujos marcados que muestran todos los detalles constructivos que pudieran ser diferentes, o que no fueron previamente indicados, en los planos de construcción.

Algunos ejemplos son los “as-builts” eléctricos que indican la manera en que se conectaron los dispositivos y equipos. Los “as-builts” de plomería y de HVAC (calefacción, ventilación y aire acondicionado) pudieran indicar dónde se instaló una válvula de cierre específica.

Generalmente, todo componente de importancia, válvula o caja de conexión que no esté fácilmente visible, debe mostrarse en un dibujo “as-built”. Tales registros pueden ser imprescindibles si se presenta una filtración o cortocircuito en el futuro.

Manuales de operación y mantenimiento

Desde los artículos simples, como un lavabo, un grifo o una lámpara, hasta los equipos más complejos, como una caldera o condensador, su cliente necesita saber cómo operarlos y darles mantenimiento, así como cuándo y de qué manera reemplazar alguna pieza. Los manuales de operación y mantenimiento (O&M) explican cómo hacerlo.

En dependencia del tipo de artículo, un manual O&M debe explicar qué componentes necesitan mantenimiento regular o reemplazo.

También se pudieran incluir vistas ampliadas o esquemáticas que ayudarán al propietario a desarmar el componente, además de información sobre dónde comprar las piezas a reemplazar. Algo tan común como reemplazar un filtro o cartucho de grifo es mucho más fácil si se usa el manual.

Permiso y directorio de subcontratistas

El manual de cierre de proyecto debe incluir todos los permisos, cédulas de habitabilidad o registros de inspección que usted obtenga para el trabajo.

El propietario pudiera necesitarlos como referencia en el futuro. Y como probablemente usted creó una lista para dar seguimiento a todos los subcontratistas o proveedores que usó en el proyecto, proporcione una lista al cliente. Incluya los nombres, números telefónicos y direcciones de correo electrónico.

Cómo se organiza el manual de cierre de proyecto

Arme dos carpetas de tres anillos, una para usted y otra para sus clientes. Ponga el nombre y la dirección del proyecto, así como el nombre y número de su compañía al frente. Comience con una tabla de contenido y use divisores de lengüeta para separar cada sección.

Inicie con sus documentos: garantías, dibujos, permisos, etc.; y luego incluya el directorio de contratistas. Para cada subcontratista, provea la información sobre las garantías de ellos, toda información de operación y mantenimiento que hayan dado y los dibujos de los “as-built”. Cualquier formato conviene siempre que cuide la uniformidad.

Además del manual impreso, copie en CD toda la información que entregue. Conserve uno para sus registros y entregue otro al cliente. Quizás le convenga usar la versión del manual en formato de CD para ahorrar espacio en su oficina.

—Por Bruce Webb, contratista general