Por qué no debe mezclar sus gastos personales con sus gastos empresariales - Constru-Guía al día

Por qué no debe mezclar sus gastos personales con sus gastos empresariales

Presentado por Ram Comercial

Si usted constituye su negocio como una empresa de responsabilidad limitada (LLC) o sociedad anónima para proteger sus activos personales de deudas y otras obligaciones financieras contraídas por el mismo, su negocio utiliza cheques, tarjetas de crédito y otras cuentas para cubrir sus gastos.

Además, según varios contadores, hay menos probabilidades de que sus declaraciones fiscales personales y empresariales sean objeto de auditorías.

Pero ¿qué pasa si usted forma parte de los millones de contratistas de construcción, paisajistas, proveedores de servicios de banquetes y otros pequeños negocios que operan como empresas de propiedad única y declara sus ingresos comerciales dentro de su declaración de impuestos personal a través del Anexo C? Aunque muchos bancos ofrecen cuentas de tarjetas de crédito y de cheques empresariales de bajo costo o incluso gratuitas, ¿vale la pena que invierta tiempo y esfuerzo en abrirlas si los acreedores tienen la posibilidad de ir tras sus activos personales para cubrir una deuda o dictamen?

Hay una decisión que todo dueño de empresa de propiedad única debe tomar según las circunstancias de la situación. Si usted es un escritor autónomo y trabaja desde su casa, usa su vehículo en contadas ocasiones y tiene gastos mínimos de equipo, abrir cuentas individuales para pagar los gastos del negocio puede no ser útil.

Si usted es dueño de una empresa de propiedad única que utiliza camionetas y otro tipo de equipo exclusivamente para fines comerciales, tal vez valga la pena abrir cuentas de cheques, de tarjetas de crédito o de otro tipo para su negocio.

Considere los siguientes beneficios.

  • Preparación de impuestos más sencilla: si utiliza cuentas empresariales únicamente para el pago de gastos del negocio, ya no tendrá que buscar gastos y deducciones legítimas del negocio en todos los registros de sus cuentas de cheques o tarjetas de crédito. Eso puede ahorrarle tiempo cuando llegue el momento de llenar el Anexo C y los formularios estatales que debe presentar con sus declaraciones fiscales personales.
  • Un sentido de profesionalismo: imprimir el nombre de su negocio en cheques, facturas y tarjetas de crédito transmite un mensaje a todos los posibles clientes, proveedores y socios de que usted es un profesional serio. Además, es fácil hacerlo. Muchos bancos abrirán una cuenta de cheques a nombre de un negocio siempre y cuando el dueño de la empresa de propiedad única, una empresa de responsabilidad limitada o una sociedad anónima pueda presentar una licencia comercial, un certificado de razón social o nombre ficticio o un registro de nombre comercial. Consulte en los sitios de Internet del gobierno estatal o del condado para ver las instrucciones de registro, renovación y cambio de razón social. Por lo general, los cargos administrativos van de $5 a $50.
  • Contabilidad de costos: pagar los gastos de la empresa únicamente a través de cuentas empresariales facilita determinar los costos reales de operación de su negocio, y si está generando ganancias y cumpliendo sus metas financieras.
  • Riesgos de auditoría menores: Aunque el Servicio de Impuestos Internos (IRS) auditó solo entre el 0.9 y el 2.1 por ciento de las declaraciones fiscales del Anexo C en 2016, esta cifra fue entre dos y cuatro veces el índice de auditorías de todas declaraciones fiscales, de acuerdo con el Libro de Datos del IRS de 2017. Aunque la reducción de fondos ha minimizado considerablemente los porcentajes de auditorías en los últimos cuatro años, el IRS sigue concentrándose en detectar errores en las declaraciones del Anexo C. Al usar constantemente cuentas independientes para operar su negocio, será más fácil responder a las solicitudes de registro del IRS.

Tome en cuenta el uso de las palabras “únicamente” y “constantemente” en los párrafos anteriores. Abrir cuentas bancarias y de tarjetas de crédito separadas para operar su negocio no le ayudará a evitar o salir avante en una auditoría fiscal si no las usa de manera adecuada. Aunque el IRS generalmente no exige que los dueños de las empresas de propiedad única sigan un sistema de mantenimiento de registro específico, sí espera que estos puedan demostrar que sus gastos empresariales son legítimos sin importar las cuentas que use para pagarlos. Ya sea que declare los ingresos de su negocio dentro del Anexo C o que su negocio presente una declaración fiscal independiente, los auditores querrán ver los recibos, cheques cancelados y otra evidencia que demuestre la legitimidad de los gastos y deducciones que declaró.

De acuerdo con información extraída del sitio web del IRS, “Para considerarse deducibles, los gastos de un negocio deben ser tanto ordinarios como necesarios. Un gasto ordinario es aquel que es común y resulta aceptable en su ocupación o negocio”.

Aunque lo “ordinario” y “necesario” puede variar dependiendo del tipo de negocio, los contadores dicen que las deducciones de oficinas en casa, gastos de auto y viaje, así como gastos de representación atraen la mayor cantidad de escrutinio de parte de las autoridades fiscales.

Si su negocio está constituido como una empresa de responsabilidad limitada o sociedad anónima, es importante que tenga en cuenta otro riesgo al usar cuentas empresariales para pagar gastos personales. Los abogados pueden, y lo han hecho, argumentar con éxito que pagar sus gastos personales a través de cuentas empresariales anula su protección empresarial y lo hace personalmente responsable de los pasivos del negocio, incluyendo las deudas con acreedores y las sentencias judiciales.

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