Sistema de cuentas por pagar para constructores | Constru-Guía al día

Cómo establecer un sistema de cuentas por pagar para constructores

Establecer un sistema de cuentas por pagar

Un software de contabilidad que vale la pena considerar es SimplyAccounting.com que está disponible en español.

Una buena administración financiera es crucial para el éxito de su negocio. Parte esencial de una buena administración financiera consiste en tener control de las facturas pendientes: sus cuentas por pagar. El elemento de cuentas por pagar abarca todas las compras que su compañía hace, entre estas, las de materiales, equipos, suministros de oficina, servicios públicos, teléfonos, préstamos y costos de transporte.

Establecer un sistema de cuentas por pagar para constructores le ayudará a estar al tanto de estos gastos, a verificar que usted pague la cantidad correcta y a simplificar el pago de las cuentas. Mientras que los negocios más pequeños pueden subsistir usando un sistema manual sencillo, muchos propietarios de negocios encuentran que un software contable es la mejor forma de llevar control de su negocio de construcción.

A la hora de establecer un sistema de cuentas por pagar para constructores, un software de contabilidad que vale la pena considerar es SimplyAccounting.com, disponible en español. Esta empresa ofrece diversos productos con precios desde $69.99. Antes de comprar un paquete de software, usted debe comparar las características de cada paquete con las necesidades de su compañía. Si decide comprar un software contable, deberá contar con alguien que sea responsable de ingresar los datos con regularidad. Para las cuentas por pagar, deberán ingresarse el nombre, la dirección y los plazos de pago de cada proveedor.

Los plazos de pago son las condiciones bajo las cuales un vendedor hará una venta. Por lo general, estos plazos especificarán el período que se concede a un comprador para liquidar la cantidad adeudada. El término “dinero en efectivo” es el más frecuente. Si usted hace una compra con una tarjeta de crédito empresarial, sus plazos de pago son determinados por la compañía de dicha tarjeta.

Los proveedores a los que usted les compre con regularidad pueden crear una cuenta de crédito, y enviar facturas de todas las compras hechas durante el mes con el pago adeudado, conforme a los plazos. Pregunte siempre si hay algún descuento por pago rápido de las cuentas por pagar. Algunos proveedores reducirán el monto adeudado si usted paga dentro de una cierta cantidad de días.

Ejemplo de descuento por pago rápido es un 2% 10 neto 30, lo que significa que la factura deberá pagarse en un plazo de 30 días, pero si el pago se efectúa en un plazo de 10 días, se podrá hacer un descuento del 2%. Si el plazo que aparece en la factura es de un 1% 15 neto 30, se podrá hacer un descuento del 1% si el pago se efectúa en un plazo de 15 días, debiendo pagarse por completo en 30 días. Un plazo de pago de neto 30 significa que la factura deberá pagarse en 30 días, y no se ofrece descuento alguno.

Del mismo modo que a veces se ofrecen descuentos de efectivo por pago rápido de las facturas, es posible que se le impongan multas y cargos por mora si las paga con posterioridad a los plazos establecidos por el proveedor. Estos cargos por pago tardío pueden crecer con rapidez y dañar su calificación de crédito. Pague siempre sus cuentas antes de la fecha de vencimiento para evitarse los cargos por mora y mantener una buena relación con sus proveedores.

Ya sea que usted lleve el control de las cuentas por pagar manualmente o mediante computadora, un buen sistema de cuentas por pagar para constructores requiere estos pasos esenciales para evitar errores comunes de contabilidad:

  • Emitir una orden de compra y hacer la compra. Las órdenes de compra son el primer paso en un sistema de cuentas por pagar. Cuando decida comprar equipos o suministros, deberá crear una orden de compra en la que se autorice la compra y que incluya los precios. Aunque no todos los proveedores exigen órdenes de compra, estas son una forma excelente de asegurar los precios especiales o negociados, así como de detallar lo que está comprando.
  • Registrar los gastos y pagos subsiguientes en un diario de desembolso en efectivo. El siguiente elemento de un sistema de cuentas por pagar es el diario de desembolso en efectivo. En éste, usted registra todas las compras, todos los cheques extendidos y otros pagos.
  • Coteje la factura con la orden de compra y registre la compra en cuentas por pagar. Mantenga un libro mayor aparte por cada proveedor, y registre todas las compras de manera que pueda determinar fácilmente el monto adeudado a un proveedor en particular.

Independientemente de cómo maneje sus cuentas por pagar, conserve sus órdenes de compra, facturas y recibos por si surgieran disputas o auditorías fiscales. Mantener un buen control de sus cuentas por pagar le permitirá apreciar mejor la situación financiera de su compañía, y le ayudará a manejar su flujo de caja más eficientemente.

—Por Kay Petermeyer