Incorpore indicadores claves de desempeño en su negocio de construcción
Cuando se trata de indicadores claves de desempeño, la industria de la construcción es claramente un caso aparte.
En agosto, un informe patrocinado por el desarrollador de software de productividad PlanGrid estimó que los profesionales de la construcción pierden casi dos días hábiles completos a la semana en la resolución de problemas previsibles así como en la búsqueda de información de proyectos.
Lo anterior incluía:
- Cinco horas y media en la búsqueda de datos de proyectos, como es el caso de planos revisados, hojas de corte de materiales, así como otra información pertinente para el proyecto.
- Casi cinco horas en resolución de conflictos, incluyendo la gestión de desacuerdos entre el contratista general, los dueños, los subcontratistas y otros actores.
- Cuatro horas para resolver los errores en un proyecto que tienen como consecuencia la reelaboración, reevaluación de los costos inherentes, además de determinar la causa de los errores.
El informe, que se basa en una encuesta realizada a 599 gerentes de proyectos, supervisores en campo, estimadores y otros profesionales de la construcción, estimó que la mitad de toda la reelaboración se atribuye a una comunicación deficiente o una mala información acerca del proyecto. También concluyó que los trabajadores no estaban aprovechando los dispositivos y las aplicaciones móviles que ofrecen sus empleadores para aumentar su productividad.
Uso de los indicadores claves de desempeño
A pesar de ser decepcionantes, los hallazgos hacen énfasis en el uso creciente de los datos en la industria, especialmente los indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés), para mejorar la productividad y las ganancias en la industria de la construcción.
Los contratistas se han apoyado en los indicadores claves de desempeño durante mucho tiempo para rastrear los ingresos, los costos y las ganancias contra el presupuesto de proyectos individuales. Pero apoyarse de más en los datos financieros puede compararse con administrar a través del espejo retrovisor, de acuerdo con este artículo publicado por la Asociación de Administración Financiera en la Construcción (CFMA).
Los indicadores claves de desempeño se basan en el monitoreo constante de señales para que las organizaciones puedan detectar y ajustarse a los eventos que lleguen a ocurrir para mejorar los resultados o mitigar los costos de los errores. En los oficios de la construcción, podría incluir rastrear el desarrollo de cotizaciones, el proceso de adquisición total, los niveles de inventario así como las compras, inspecciones y autorizaciones.
A medida que mejoren sus capacidades en el manejo de los datos, los contratistas deben considerar la posibilidad de desarrollar sus propios indicadores claves de desempeño con base en sus fortalezas, debilidades y experiencia. Aunque esto puede ser un proceso que tome bastante tiempo, también puede ser una manera efectiva de crear una cultura orientada al desempeño.
Los indicadores claves de desempeño más eficientes se desarrollan con información de los gerentes y empleados de primera línea que determinan el desempeño de una empresa. Solicitar su opinión puede ser una forma muy efectiva de lograr que los empleados comunes acepten la cultura de desempeño que está intentando crear. También deberá consultar con su contador y, aún más importante, con sus principales clientes para saber qué tipo de KPI usan.
El reto de organizar la información
Uno de los primeros desafíos a los que es probable que se enfrenten los contratistas en el desarrollo de sus KPI es la integración de los datos, como se indica en el informe de Tecnología y Construcción de 2018 de JB Knowledge.
La cantidad de aplicaciones y formatos de datos que usan los contratistas ha aumentado exponencialmente desde que JB Knowledge empezó a rastrearlos en el año 2012, en gran medida gracias a los teléfonos inteligentes. De los 2,800 contratistas de construcción encuestados en su informe de 2018, 53.6 por ciento declaró usar aplicaciones de generación de informes diarios, 46.5 por ciento usaba aplicaciones de gestión del tiempo, 37.8 por ciento usaba aplicaciones de administración de planes y 17.4 por ciento usaba aplicaciones de rastreo de herramientas.
“Desafortunadamente, los contratistas siguen valiéndose en gran medida de las hojas de cálculo, correos electrónicos y soluciones de almacenamiento de documentos para condensar apresuradamente su proceso de administración de presupuestos y gestión de relaciones con clientes”, indica el informe.
Las ventajas de ser pequeño
La buena noticia para los pequeños contratistas es que el reto es más difícil mientras más empleados se tiene. Esto significa que los contratistas con conocimientos de tecnología tendrán una ventaja cuando se trata de usar los datos y los KPI para mejorar su desempeño.
Mientras tanto, los servicios de indicadores claves de desempeño basados en la nube como iDashboards, Smartsheet y Scoreboard están poniendo potentes herramientas de gestión de desempeño en las manos de los contratistas y sus empleados.
Los contratistas pueden usar Scoreboard para crear tableros y así rastrear docenas de métricas de indicadores claves de desempeño, incluyendo 50 tipos de KPI específicos para la industria de la construcción, como cambio de pedidos por cliente, tiempo de inactividad de mano de obra, tiempo para corregir defectos y tiempo invertido para llegar a la cuenta final.
El valor de dichas herramientas es la capacidad de mostrar datos dinámicos vía gráficas y otros formatos visuales altamente intuitivos. Esto puede resultar útil para grandes organizaciones que tienen problemas al organizar docenas o incluso, centenas de empleados para que trabajen en pos de metas comunes.
Para los contratistas independientes que pasan felizmente la mayor parte de su tiempo en las obras, tal vez dichos servicios no valgan la pena el esfuerzo ni las cuotas mensuales de suscripción, las cuales empiezan en aproximadamente $100 y aumentan con cada usuario adicional. Pero si considera que usted o sus empleados están desperdiciando dos días a la semana buscando datos faltantes y supervisando trabajo y, además, tiene planes para crecer, tal vez le convendría suscribirse al periodo de prueba gratuito, descarga una publicación técnica y empezar a aprender rápidamente acerca de los indicadores claves de desempeño.
