Mantenga sus registros de pago de impuestos | Constru-Guía al dia

Mantenimiento ordenado de los registros de pago de impuestos

Mantenimiento ordenado de los registros de impuestos

Independientemente del tamaño y el tipo de compañía que usted opere, su mejor opción para evitar consecuencias de impuestos imprevistas es mantenerse informado sobre las responsabilidades legales de impuestos de su compañía y de sus empleados, y mantener organizados todos sus registros  de pago de impuestos.

Si usted es contratista o tiene un negocio de construcción, es responsable de cumplir con todos los requisitos de las agencias de impuestos federales, estatales y de los gobiernos locales, y puede exponerse a acciones judiciales por la falta de pago de impuestos. Algunas leyes y procedimientos fiscales varían según los estados y se aplican de manera diferente a varios tipos de estructuras corporativas (empresas unipersonales, LLC, Corporaciones S, Corporaciones C, etcétera). Consulte a un contador público de su zona para estar seguro de comprender sus responsabilidades de pago de impuestos.

Documentos y formularios únicos

El Número Federal de Identificación de Empleador (FEIN), conocido también como EIN, identifica su negocio específico. Se recomienda y en muchos casos es obligatorio que un negocio obtenga un FEIN, para que usted no tenga que circular su número de Seguro Social en los diversos documentos empresariales. Usted puede solicitar un FEIN por la Internet en https://www.irs.gov/Businesses.

Si usted tiene empleados, cada uno tiene que llenar un Formulario W-4, el cual brinda al empleador la información básica sobre el empleado y define el monto de retenciones de impuestos federales y estatales sobre los ingresos personales. Usted o su contador usarán esta información para retener la cantidad apropiada de la paga de cada empleado y para emitir formularios W-2 a sus empleados al terminar el año.

W9

Si usted contrata a subcontratistas u otros proveedores, ellos deberán llenar un Formulario W-9.

Si usted contrata a subcontratistas u otros proveedores, ellos deberán llenar un Formulario W-9. Este documento indicará si necesitarán un Formulario 1099 al terminar cada año. Regularmente, las firmas que no son corporaciones deben recibir un Formulario 1099. Este documento refleja cuánto usted le pagó a ese proveedor durante el año calendario y usted debe enviar una copia de todos los 1099 que emita su compañía al Servicio de Rentas Internas (IRS). Si un proveedor requiere un Formulario 1099 y usted no se lo envía y él no paga sus impuestos federales y estatales requeridos, su compañía pudiera exponerse a acciones judiciales por los impuestos que ellos debieron pagar y estar sujeto a penalizaciones por no presentar los documentos de impuestos.

Documentos de impuestos no relacionados con sus empleados

Usted debe mantener los documentos relacionados con impuestos que pertenezcan a su empresa por al menos tres años. Guárdelos más tiempo si es posible. Si el documento tiene que ver con un activo físico, como un equipo o un vehículo, usted debe mantener todos los registros de pago de impuestos relacionados por todo el tiempo que tenga el activo y por tres años después de deshacerse de él.

Trate de mantener sus registros de pago de impuestos organizados por orden alfabético y separados por años calendario. La siguiente es una lista típica de documentos relacionados con impuestos que usted debe conservar:

  • Cuentas por pagar – facturas recibidas de cualquier fuente que haya brindado a su compañía bienes o servicios
  • Cuentas por cobrar – facturas que envió su compañía a partes a las cuales su firma brindó bienes o servicios
  • Todos los formularios W-9 y 1099 enviados o recibidos por sus proveedores
  • Declaraciones financieras anuales (preparadas por su contador)
  • Estados de cuentas mensuales de los bancos
  • Copias de sus declaraciones de impuestos del año anterior
  • Copias de cualquier documento relacionado con contribuciones caritativas usadas como deducciones de impuestos
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Documentos de impuestos relacionados con sus empleados

Los impuestos relacionados con la plantilla de trabajadores incluyen los impuestos bajo la Ley Federal de Impuestos para Desempleo (FUTA) y la Ley Estatal de Impuestos para Desempleo (SUTA). Estas dos contribuciones las paga el empleador y se basan en un porcentaje del salario bruto del empleado menos ciertos tipos de retenciones, como atención médica y pensiones. Los porcentajes usados para determinar el FUTA y el SUTA varían por estados y por empleador, así que usted debe consultar a un contador para asegurarse de que comprende sus responsabilidades.

Típicamente, el FUTA y el SUTA se pagan por el empleador al final de cada trimestre calendario. La Ley de Contribuciones al Seguro Federal (FICA), que se compone del FICA-SS (Seguro Social) y FICA-Med (Medicare), se descuentan del salario bruto del empleado y el empleador hace una contribución equivalente. Las retenciones del FICA deben ser calculadas y amortizadas por el empleador (a nombre del empleado) al gobierno federal. Estos pagos se hacen por Internet o se depositan en una institución financiera, y la frecuencia depende del monto de la responsabilidad y de cuándo se incurre en la responsabilidad.

Los siguientes registros de pago de impuestos también se relacionan con sus empleados y deben mantenerse durante todo el tiempo que el individuo sea su empleado:

  • Todos los Formularios W-4 y W-2 del empleado
  • Registros de plantilla con una lista de todas las retenciones
  • Registros del trabajo por horas u hojas de asistencia

Independientemente del tamaño y el tipo de compañía que usted opere, su mejor opción para evitar consecuencias de impuestos imprevistas es mantenerse informado sobre las responsabilidades legales de pago de impuestos de su compañía y de sus empleados, y mantener organizados todos sus registros relacionados con las contribuciones.

Para información adicional, visite www.payroll-taxes.com (sólo disponible en inglés) y www.irs.gov/businesses.

—Por Bruce Webb