Por qué debe apegarse a la fecha límite de su informe anual
Por Sherly Ramirez
En los Estados Unidos, la industria de la construcción tiene una rígida normativa implementada por las autoridades locales, estatales y federales mientras que hay normativas complementarias de tipo fiscal que se aplican a emprendedores que optan por crear una empresa, sociedad o cualquier otra entidad comercial formal en lugar de operar como propietarios de empresas unipersonales.
Por ejemplo, los 50 estados exigen que las empresas y sociedades presenten un informe anual donde declaren la razón social de su negocio, su número federal de identificación patronal, así como información de contacto sobre, al menos, un principal y un agente registrado, que suele ser un funcionario de la empresa o un abogado externo.
Cada uno de los estados cuenta con sus propios requisitos, dependencias y fechas límite de presentación. Por ejemplo, algunos estados llevan un control de sus empresas a través de su Departamento de Estado mientras que otros lo hacen mediante un departamento o división de empresas. Cualquiera que sea la manera, todos los estados exigen que las entidades comerciales presenten informes cada año para mantener un buen nombre ante las dependencias normativas estatales, sin importar si la información de la empresa ha cambiado o no. En la mayoría de los estados, es posible hacerlo en línea.
Si, a la fecha límite prevista, su entidad comercial no presenta un informe anual, el estado en donde se encuentra simplemente supondrá que se ha disuelto. Tal vez pueda parecer que no es algo muy riesgoso, pero podría representar un inconveniente durante una controversia ya que uno de los puntos que revisan los abogados, reguladores y autoridades fiscales cuando investigan un negocio es precisamente el informe anual. La falta de un informe anual activo indica de inmediato que usted no está operando su negocio en apego a lo dispuesto en la ley.
Aunque es posiblet que se reconstituyan empresas disueltas o revocadas administrativamente, será necesario presentar una solicitud de reconstitución y saldar todos los montos relacionados (derechos de reconstitución + montos de informes anuales que se tienen en adeudo) que están pendientes al momento de la solicitud.
Por este motivo, los estados no suelen exigirle que envíe ninguna notificación cuando ha cerrado una entidad comercial. Basta con dejar de presentar sus informes anuales.
La ignorancia no es excusa
Todo este proceso podría parecer un poco confuso, especialmente para las personas que recién migraron y que no están familiarizadas con la naturaleza más formal de las prácticas y leyes comerciales de EE.UU.
Han ido clientes a mi oficina que ni siquiera tienen idea de qué estructura tiene su negocio, mucho menos de lo que tienen qué hacer. Les pregunto: ¿La persona que le constituyó la empresa no se lo explicó? La respuesta que me da el 80 por ciento es No, mientras que el 20 por ciento restante responde Sí, pero no entendí nada. Si usted se encuentra dentro de ese 20 por ciento, pregunte de nuevo y recuerde cuáles son sus obligaciones conforme a la ley estatal.
Entiendo que el mundo de la contabilidad, las cargas fiscales y las finanzas podría parecer complicado. Por ese motivo siempre sugiero a mis clientes que se apoyen en un equipo de profesionales con quienes trabajar. Aun cuando no sean sus empleados, puede pedirles que le expliquen cómo debe hacer las cosas.
Cabe mencionar que las leyes estadounidenses tienen una naturaleza correctiva, no preventiva. Esto quiere decir que no va a llegar nadie a decirle: Mire, está haciéndolo mal. Hágalo bien. Al contrario, le dirán: Esto está mal. Por consiguiente, tendrá que pagar esta cantidad en cargos y multas.
Esto se debe a que la ley indica con claridad cómo deben hacerse las cosas.
Si su empresa es auditada, las autoridades fiscales revisarán su informe anual. Si hay algo que no cuadra, se le impondrán multas y penalizaciones.
Recursos adicionales
A continuación se presenta una lista de los vínculos que utilizan algunos estados, los cuales puede utilizar para presentar su informe anual. Desafortunadamente, no todos los estados cuentan con esta información en español:
- Michigan: https://www.michigan.gov/lara
- Florida: https://dos.myflorida.com/sunbiz (disponible en español)
- California: https://www.sos.ca.gov
- Texas: https://www.sos.state.tx.us
Sherly Ramírez es dueña de SR Accountant Services, una empresa de asesoría fiscal y contable especializada en la industria de la construcción. Para comunicarse con ella, puede seguirla en sus redes sociales como SR Accountant Services en Instagram, Facebook, Twitter o LinkedIn o visite www.sraspro.com. También puede escribirle al correo electrónico sherly.ramirez@sraspro.com