5 beneficios de mantener buenos registros - Constru-Guía al día

5 beneficios de mantener buenos registros

El Sr Alberto llego a mi oficina el año pasado, tiene una empresa de distribución de materiales de construcción, cuando pongo su información en el sistema le dio a pagar $8,600 en impuestos; comienzo a preguntarle que hace, de que se trata su empresa y si tenía gastos relacionados al trabajo con sus respectivos soportes y recibos. Hicimos el cálculo en ese momento incluyendo un estimado de los gastos que el recordaba y su impuesto cambiaron en 360 grados de pagar a recibir $1100.

El Sr Alberto fue a su casa e hizo su tarea (así decimos en mi oficina) porque busco todos los soportes de sus gastos y los que no tenía los gestiono por internet o dirigiéndose a la tienda a solicitar la factura y así volvió 3 semanas después con todos sus soportes para sus gastos deducibles.

Consejos del IRS

La Publicación 583 del IRS indica todo sobre el mantenimiento de archivos en una empresa, al hacer esta publicación el IRS nos confirma que es una obligación hacer el mantenimiento de los archivos, es decir, si tienes una empresa no puedes omitir hacer esta actividad contable y tributaria. Mientras la publicación no está disponible en español, el IRS ofrece consejos de mantenimiento de registros en español en su sitio.

Por ejemplo, una de las primeras cosas que debe hacer al iniciar un negocio es abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa, esta cuenta debe mantenerse separada de su cuenta bancaria personal. La cuenta bancaria del negocio es su fuente básica de información para registrar sus gastos comerciales. Debe depositar todos los recibos diarios en su cuenta y verificarla para ver si hay errores al conciliarla. Escriba los cheques pagaderos a usted mismo solo cuando haga retiros de su negocio para uso personal. Evite escribir cheques pagaderos en efectivo. Si debe emitir un cheque por efectivo para pagar un gasto comercial, incluya el recibo del pago en efectivo en sus registros. Si no puede obtener un recibo por un pago en efectivo, debe hacer una explicación adecuada en sus registros al momento del pago.

Los dueños de empresas deben hacer y mantener los registros de cada transacción, ya sea que tenga un solo empleado o docenas de empleados. Ya sea que instalen pisos, que corten pelo o hagan el jardín. Mantener buenos registros es una parte importante para mantener un negocio exitoso, además de cumplir con lo requerido por la ley.

Lo que está en juego

Los buenos registros le ayudarán a:

  • Monitorizar el progreso de su negocio: Los registros pueden mostrar si su negocio está mejorando, qué artículos se están vendiendo o qué cambios necesita hacer. Los buenos registros pueden aumentar la probabilidad de éxito empresarial.
  • Preparar sus estados financieros: Necesita buenos registros para preparar estados financieros precisos. Estos incluyen estados de ingresos (pérdidas y ganancias) y balances generales. Estas declaraciones pueden ayudarlo a obtener crédito de sus bancos o acreedores comerciales y ayudarlo a administrar su negocio. Un estado de resultados muestra los ingresos y gastos de la empresa durante un período de tiempo determinado. Una hoja de balance muestra los activos, pasivos y su patrimonio en el negocio en una fecha determinada.
  • Identificar sus fuentes de ingresos: Usted recibirá dinero de muchas fuentes. Sus registros pueden identificar la fuente de sus recibos. Necesita esta información para separar el negocio de los recibos no comerciales y los impuestos de los ingresos no sujetos a impuestos.
  • Llevar un registro de sus gastos deducibles: Registre los gastos cuando se producen e identifique la fuente de los recibos registrados.
  • Preparar sus declaraciones de impuestos y comprobar las partidas en sus declaraciones de impuestos: La responsabilidad de probar la información en las declaraciones de impuestos se conoce como la carga de la prueba. Los dueños de empresas deben probar (fundamentar) los gastos para poder deducirlos.

Sugerencias para organizar sus registros

En este punto seguro tienes otras preguntas que mis clientes suelen hacerme, tales como:

¿Qué tipo de registros debo mantener?

Los dueños de pequeñas empresas pueden elegir cualquier sistema de registros que esté adaptado a su negocio y que muestre claramente sus ingresos y gastos.

¿Por cuánto tiempo debería guardar mis registros?

El IRS generalmente sugiere que los contribuyentes mantengan registros mínimos por tres años y guarde todos los registros del impuesto sobre la nómina por un mínimo de cuatro años.

¿Cómo debo registrar las transacciones de mi negocio?

Un buen sistema de mantenimiento de registros incluye un resumen de las transacciones de su negocio. Las transacciones del negocio se resumen normalmente en libros llamados libros de diario y libro mayor. Todos los requisitos que se aplican a los libros y registros impresos, también se aplican a los registros electrónicos de negocios.

Un diario es un libro en el que registra cada transacción comercial que se muestra en sus documentos de respaldo. El sistema que utilice para registrar transacciones comerciales será más efectivo si sigue buenas prácticas de mantenimiento de registros.

En general, lo mejor es registrar las transacciones a diario, que cada transacción se realice a través de la cuenta bancaria del negocio y que cada transacción tenga su soporte físico organizado por mes y por año.

La importancia de recibos originales

Muchos clientes inician un negocio y no saben que deben hacer estos registros para poder deducir los gastos en los impuestos y no guardan ningún tipo de archivo. El IRS no acepta como archivo el Estado de cuenta Bancario ni de la cuenta bancaria ni del Estado de cuenta Bancario de la Tarjeta de Crédito. Cada transacción debe hablar por si sola, es decir, debe tener el recibo originál y existir el físico que genero esa transacción en la cuenta bancaria de la empresa.

Por esta razón recomendó a mis clientes que usen aplicaciones de escanear recibos para mantenerse al día con sus gastos.

Parece sencillo, pero en realidad no lo es y muchos clientes no le dan la importancia a esta parte del negocio porque no es la prioridad, como lo son las ventas y la operatividad, pero con buenos registros ahorras dinero porque tienes la información necesaria para la toma de decisiones y tienes la base para deducir gastos en los impuestos que al final te ahorran dinero.

Contratar un profesional para hacer este trabajo es la mejor opción que he visto en todos mis años de experiencia, porque obtienes doble beneficio, ya que todo lo que pagas al tenedor de libros o “bookkeeper” es deducible de impuesto, además que cumplirás con la ley y tendrás tu negocio organizado y estarás informado de cómo va el mismo. Muchos bookeepers, incluyéndome a mí, ofrecen sus servicios por niveles desde tan solo $ 99 por mes, según las necesidades de sus clientes.

El Sr Alberto fue este año con todos los soportes de sus gastos, aprendió y se dio cuenta la diferencia marcada que existe entre llevar buenos archivos y no.

Sherly Ramírez es dueña de SR Accountant Services, una empresa de asesoría fiscal y contable especializada en la industria de la construcción. Para comunicarse con ella, puede seguirla en sus redes sociales como SR Accountant Services en Instagram, Facebook, Twitter o LinkedIn o visite www.sraspro.com. También puede escribirle al correo electrónico sherly.ramirez@sraspro.com








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