¿Cuáles son mis obligaciones de impuestos como contratista?

Después de cuatro años de ayudar a contratistas de la construcción a preparar sus nóminas y declaraciones de impuestos en el sur de Florida, Sherly Ramírez todavía se sorprende al ver cuántos no entienden del todo cuáles son sus obligaciones de impuestos como contratista. Algunos no incluyen el costo de los impuestos pagados al preparar sus ofertas, mientras que otros parecen pensar que los términos impositivos son meras sugerencias.

Como se puede imaginar, esto da como resultado ganancias mucho más bajas de lo esperado, sanciones fiscales o ambas.

Por ejemplo, digamos que tiene un cliente que es dueño de una LLC, la cual registró en el mes de mayo de 2017. Entre enero y mayo de 2018 tenía la obligación de hacer la declaración anual y, a más tardar en marzo, la declaración de impuestos de la empresa. En caso de no tener toda la información recolectada, debía solicitar al IRS una prórroga para poder presentar sus obligaciones de impuestos como contratista en un plazo máximo que vence en el mes de octubre.

Como es una LLC y el resultado se traslada a los impuestos personales en la Forma 1040, mi cliente no solicitó la prórroga ni presentó los impuestos de la empresa. En octubre presentó la declaración de la empresa y, a los 15 días, recibió una carta del IRS que le indicaba que tenía una deuda a cancelar que correspondía a intereses y penalizaciones. El cliente tiene un socio y dado que los intereses y penalizaciones son por cada integrante de la empresa, en este caso tiene que pagar por dos.

“Si él hubiese consultado con un preparador de impuestos o con su contador, con solo la solicitud de prórroga para la presentación de los impuestos habría evitado el monto que actualmente adeuda al IRS”, dijo Ramírez, dueña de SR Accountant Services de Orlando, Florida. “Aunque su justificación fue que cada uno incluyó la ganancia o pérdida del negocio en su Forma 1040 de impuestos personales, no era de su conocimiento que no presentar la declaración de impuestos informativa de la empresa le generaría esa obligación a pagar.”

Implicaciones de los estimados de costos y ganancias

Es importante tener claro sus obligaciones de impuestos como contratista sobre cualquier servicio que se ofrezca ya que el precio nunca debe estar por debajo de los costos. De ser así, se obtendría una pérdida. Y como las empresas tienen como principal objetivo generar ganancias, los costos siempre deben estar por debajo del precio.

Los impuestos federales, estatales y locales no son menos costosos para un colocador de techos que los costos de los materiales, los salarios de las personas que trabajarán en el proyecto, la compensación de trabajadores, el pasivo y otros costos. La suma de todos los gastos será el monto de los costos necesarios para llevar a cabo el trabajo o proyecto.

Al tener esto en cuenta, revisaremos cuáles son las obligaciones de impuestos como contratista que debe considerar al momento de calcular sus costos.

• Impuestos federales sobre el ingreso: el impuesto sobre las ganancias o pérdidas es el impuesto más importante que genera como empresa de construcción; este impuesto se paga al IRS. Cuando se obtiene una ganancia, la declaración de impuestos genera una obligación de pago hacia el IRS. Cuando se tiene una pérdida, la declaración de impuestos es solo a nivel informativo ya que no se genera ningún tipo de pago al IRS.
• Impuesto federal sobre la nómina: es el impuesto federal que se le retiene a cada empleado y se debe transferir al IRS tan pronto como se haga la retención.
• Impuestos de empleo para cuentapropistas: se tiene previsto que los dueños de empresas unipersonales que pagan $1,000 o más en cargas fiscales por impuestos de empleo para cuentapropistas durante el año paguen esos impuestos de manera trimestral. Para más detalles, lea este artículo sobre las consecuencias fiscales de las empresas con un solo propietario.
• Impuestos estatales sobre el ingreso: en 2018, 41 de los 50 estados recaudaron un impuesto sobre ingresos. Vea la lista aquí.
• Impuestos a las ventas: los impuestos a las ventas se recaudan a nivel estatal o local en 46 estados, según esta clasificación de 2018 del promedio de impuestos a las ventas por estado de USA Today. La clasificación muestra el promedio del impuesto sobre las ventas del estado (una combinación del impuesto sobre las ventas del estado y el impuesto sobre las ventas locales promedio en cada uno de los estados) que varía de 2.9 a 7.25 por ciento. Para los estados con impuestos estatales sobre las ventas, estos se reportan cada mes y se pagan directamente al Estado. Si, como en el caso del estado de Florida, tiene beneficios para que las compras con sus proveedores estén exentas de impuesto, la declaración de este impuesto se hace mensualmente al Departamento de Ingresos del estado de Florida.

Los plazos fiscales no son una sugerencia

Aunque la mayoría de todos estos impuestos se pagan al IRS, los manejan diferentes departamentos. Sin embargo, lo que todos tienen en común es lo estricto en cuanto a las fechas límite para declarar y pagar. Es decir, ningún impuesto es menos importante que otro y el hecho de tener más de una obligación no significa que pueda dejar de declarar o pagar otro impuesto.

Por ejemplo, imaginemos que una empresa nueva está haciendo la programación de todas las obligaciones tributarias. El día 19 del mes de noviembre paga el impuesto estatal y el día 20, tiene que pagar el impuesto al Departamento de Ingresos de Florida. Esta empresa no puede pagar el impuesto estatal y postergar el pago al Departamento de Ingresos de Florida, por lo que debe hacer frente a las dos obligaciones fiscales en las fechas establecidas. De no pagar alguno de los dos impuestos, se generarán intereses y penalizaciones que incrementarán el monto del impuesto a pagar.

En términos de impuestos, es sumamente importante tener claras las fechas límite de pagos, sobre todo cuando la empresa o negocio está comenzando.